講演会の企画・講師選びはどこに相談する？相談窓口の選び方と依頼できること

「講演会を開催したいが、何から始めればいいか分からない」「テーマは決まっているが、誰に講師をお願いすればいいか分からない」。講演会を企画する担当者にとって、最初の相談先が分からないことは珍しくありません。

実際の相談では、最初から講師まで決まっているケースよりも、「講演会を開催することは決まっているが、講師や詳細はこれから」という段階から始まることが多くあります。テーマだけは決まっている、というケースもあります。

講演会の相談は、講師・テーマ・予算・日時まですべて確定してから行う必要はありません。現在決まっていることを整理しながら、開催目的に合う講師やテーマ、費用感、準備事項を具体化していくことができます。

この記事では、講演会の企画や講師選びをどこへ相談すればよいのか、相談窓口に依頼できること、最初に伝えたい情報について整理します。

講演会は「開催することだけ決まっている」段階から相談できる

講演会の相談というと、「呼びたい講師が決まってから問い合わせるもの」と考える方もいるかもしれません。

しかし実際には、「秋頃に社員向けの講演会を開催したい」「健康をテーマにした講演会を考えている」といった段階から相談が始まることも多くあります。

講師が決まっていなくても問題ありません。テーマが決まっていない場合でも、開催背景や目的、対象者などを整理することで、企画の方向性を考えることができます。

最初の相談で分かっていると進めやすい6つの情報

講演会の相談を始める際、最低限、次のような情報が分かっていると企画を整理しやすくなります。

• 主催者
• 開催背景・目的
• 対象者
• 希望時期・候補日
• 開催場所
• おおよその予算感

もちろん、これらがすべて確定していなくても相談は可能です。

たとえば候補日が決まっていなければ「10月頃」、予算が確定していなければ「30万円前後を想定」「まだ社内確認前」といった現時点の情報でも構いません。

そのうえで、参加予定人数、希望する講演時間、テーマ、希望講師など、必要な情報を追加で整理していきます。

講演会の相談窓口は何をしてくれる？

講演会の相談窓口の役割は、単に講師の名前を紹介することだけではありません。

案件や講師によって対応範囲は異なりますが、講演会LABOでは、主催者の相談内容を整理しながら、必要に応じて次のような調整を行います。

• 開催目的・企画内容の整理
• 講演テーマの検討
• 講師候補の提案
• 講師・マネジメント会社への打診
• 講演料・時間・日程等の条件調整
• 正式決定までの連絡調整
• プロフィール・宣材写真等の手配
• チラシ・Web掲載内容等の確認
• 会場設備・配布資料・撮影等の事前確認
• 当日の進行・講師受け入れに関する調整
• 終了後の写真掲載等に関する確認

すべての案件で同じ支援内容になるわけではありません。講師やマネジメント会社、イベントの内容に応じて必要な対応を整理します。

「講師を紹介して終わり」ではなく、主催者と講師側の間を調整する

講演会では、講師が決まったあとにも多くの確認事項があります。

講演テーマ、講演時間、プロフィール、宣材写真、チラシ、会場設備、PC、配布資料、写真撮影、当日の入り時間、控室、質疑応答など、主催者と講師側で事前に認識を合わせておく項目は少なくありません。

そのため、相談窓口を選ぶ際は、「講師を紹介できるか」だけでなく、正式決定後の実務調整をどこまで相談できるかも確認しておくと安心です。

講師によって窓口法人やマネジメント会社が異なる場合もある

講師によって所属先やマネジメント会社、講演依頼の窓口は異なります。

そのため、すべての講師を一つの会社が直接マネジメントしているとは限りません。

講演会LABOでは、まず相談の入口として主催者から企画内容を伺い、対応する講師や案件に応じて、必要なマネジメント会社や関係先と連携しながら調整します。

大切なのは、主催者が複数の関係先を一から探して調整するのではなく、まず相談できる入口を持つことです。

相談窓口を選ぶときに確認したいポイント

講演会の相談先を選ぶ際は、講師のラインナップだけではなく、次のような点も確認するとよいでしょう。

• 開催目的や対象者から相談できるか
• 講師が決まっていない段階でも相談できるか
• 予算に応じて候補を検討できるか
• 講師側・マネジメント会社との調整を任せられるか
• 講師決定後の準備についても相談できるか
• 不明点や変更事項が発生したときに窓口となってもらえるか

講演会の担当者にとって重要なのは、講師の名前を一度紹介してもらうことだけではなく、開催まで必要な確認を相談できる相手がいることです。

講師候補は開催目的から考える

講師が決まっていない場合は、まず開催目的と参加者像を確認します。

たとえば、社員の健康意識を高めたいのか、困難を乗り越える力を伝えたいのか、顧客向けイベントとして参加意欲を高めたいのかによって、適した講師やテーマは変わります。

知名度は講師選定の一つの要素ですが、「有名だから」という理由だけではなく、今回の開催目的と講師の経験・専門性・メッセージが合っているかを考えることが大切です。

目的と予算を確認したうえで、条件に合う講師候補を検討します。

予算が決まっていなくても相談できる

企画初期では、講演会の予算がまだ社内で確定していないこともあります。

その場合も、「どの程度の予算を想定しているか」「上限としてどの程度まで検討できそうか」といった予算感を確認できれば、講師候補や費用感を整理できます。

候補と概算費用を確認したうえで、主催者が社内稟議や予算申請を進める方法もあります。

正式な見積書が必要な場合は、必要な段階で相談します。

相談から講演会開催までの基本的な流れ

講師が決まっていない状態から相談する場合、次のような流れで進めることができます。

• 主催者から相談
• 開催背景・目的・対象者等をヒアリング
• 希望時期・場所・予算感等を整理
• 必要に応じて講演テーマを検討
• 条件に合う講師候補を検討・提案
• 講師・マネジメント会社へスケジュール等を確認
• 講演料・時間等の条件を調整
• 主催者側で内部検討
• 講師を正式決定
• プロフィール・宣材写真等を手配
• 会場設備・資料・撮影・当日進行等を調整
• 講演会当日
• 終了後に必要な確認・フォロー

講師がすでに決まっている場合は、候補提案の部分を省き、スケジュール確認や条件調整から進めます。

講演会以外のイベントも「まず相談する入口」に

登壇者や出演者を起用する企画は、講演会だけとは限りません。

トークショー、セミナー、スポーツ関連企画、周年イベント、社内イベント、集客イベントなど、内容によって必要な知見や運営体制は異なります。

講演会LABOでは、講演会以外でも、登壇者・出演者を起用した企画について内容に応じて相談を受け、必要な場合は専門的な知見を持つ提携先と連携する、または適切な提携先へつなぐことを想定しています。

すべてのイベントを自社だけで実行するという考え方ではなく、まず相談内容を整理し、その案件に適した体制へつなげることも相談窓口の役割です。

講演会LABOが目指すのは「最初に相談できる場所」

講演会を初めて担当する方にとっては、「講師をどう探すのか」「相場はいくらなのか」「何か月前から準備するのか」「何を講師側へ確認するのか」など、分からないことが多くあります。

その一つひとつを担当者がすべて自分で調べ、企画を完成させてから相談する必要はありません。

講演会LABOは、講師一覧から人を選ぶだけの場所ではなく、「講演会を開催したい」という相談の入口となり、現在決まっている情報から企画を整理することを目指します。

最初の相談時チェックリスト

問い合わせ前に、分かる範囲で次の項目を整理しておくと、その後の相談がスムーズです。

• □ 主催者名
• □ 講演会を開催する背景・目的
• □ 参加対象者
• □ 希望時期・候補日
• □ 開催予定地域・会場
• □ おおよその予算感
• □ 参加予定人数
• □ 希望する講演時間
• □ 希望テーマ（あれば）
• □ 希望講師（あれば）
• □ 対面・オンライン・ハイブリッド等の開催形式
• □ その他、現在決まっていること

空欄があっても問題ありません。分からない項目は、相談しながら整理していきます。

講演会の相談についてよくある質問

Q．講師が決まっていなくても相談できますか？

可能です。実際には、開催することは決まっているものの、講師はこれからという段階から相談が始まることも多くあります。開催目的、対象者、予算感などをもとに候補を検討します。

Q．テーマも決まっていません。それでも大丈夫ですか？

問題ありません。開催背景や目的、参加者に何を届けたいかを確認しながら、テーマの方向性を整理できます。

Q．予算が確定していません。

確定していなくても相談できます。おおよその希望予算や上限感が分かれば、その範囲で講師候補や費用感を検討できます。

Q．呼びたい講師が決まっています。直接依頼してもらえますか？

講師や案件によって窓口・マネジメント会社が異なります。まず講師名、開催概要、希望日程等を伺い、対応可能な範囲や適切な窓口を確認します。

Q．講師が決まった後の準備も相談できますか？

案件に応じて、プロフィール・宣材写真、講演テーマ、チラシ、会場設備、配布資料、撮影、当日スケジュールなどの調整を行います。

Q．講演会以外のイベントも相談できますか？

登壇者・出演者を起用したイベント等についても内容に応じてご相談いただけます。必要な場合は、専門的な知見を持つ提携先との連携やご紹介を検討します。

Q．相談したら必ず講師を依頼しなければいけませんか？

企画や候補を検討する段階から相談できます。まず現在の条件を整理し、講師候補や費用感を確認したうえで主催者側で検討していただく流れもあります。

講師・テーマ・予算が決まっていなくても、まず相談できます

講師が決まっていなくても構いません。

テーマが決まっていなくても構いません。

予算が確定していなくても構いません。

「講演会を開催したいが、何から始めればいいか分からない」という段階からご相談いただけます。

まずは、主催者、開催背景・目的、対象者、希望時期・候補日、開催場所、おおよその予算感など、現在決まっていることをお聞かせください。

講演会LABOが相談窓口となり、企画内容を整理しながら、案件に応じた講師候補の検討、講師・マネジメント会社への確認、必要な提携先との連携へつなげます。

講演会の担当者が一人ですべてを調べ、すべてを決めてから問い合わせる必要はありません。分からないことがある状態から、一緒に必要な項目を整理していく。そのための相談窓口でありたいと考えています。