講演会の企画書には何を書く？社内稟議・上司への提案で整理したい項目

「社内で講演会を企画したいが、上司へ何を説明すればいいか分からない」「講師候補はいるものの、社内決裁に必要な情報が揃っていない」。講演会の担当者からすると、講師を探すことと同じくらい、社内で企画を通すための情報整理が重要になることがあります。

ただし、講演会の企画段階で必ず立派な企画書を作らなければならないわけではありません。実務では、講師プロフィール資料や講演テーマ案を提示し、講演料や交通費などの費用感はメールで伝えながら検討を進めるケースも多くあります。必要に応じて、正式な見積書を用意することもあります。

大切なのは資料の形式より、「なぜこの講演会を開催するのか」「誰に何を届けたいのか」「なぜこの講師なのか」「いくら必要なのか」を社内で説明できる状態にすることです。

この記事では、講演会の企画書や社内稟議、上司への提案時に整理しておきたい項目を、実際の講師提案の進め方をもとに解説します。

講演会の企画書は「社内で判断できる情報」を整理する

講演会の企画書を作る目的は、資料を豪華に仕上げることではありません。上司や決裁者が「なぜ開催するのか」「この講師でよいのか」「予算はいくら必要か」を判断できるようにすることです。

そのため、まずは開催目的、対象者、希望時期、予算など企画の前提条件を整理し、そのうえで講師候補や講演テーマを組み立てます。

社内の決裁方法によって必要な資料は異なるため、企画書、プロフィール資料、見積書などをすべて最初から揃える必要はありません。

まず整理したいのは「なぜ講演会を開催するのか」

講師候補を探す前に、企画の出発点となる開催目的を整理します。

• 今回の講演会を開催する背景
• 講演会を通じて解決したい課題
• 参加してほしい対象者
• 参加者に何を持ち帰ってほしいか
• 主催者として一番伝えたいメッセージ

ここが明確になると、講演テーマや講師選定にも一貫性が生まれます。

反対に、「有名な人を呼びたい」という理由だけで講師を決めると、講演会の目的と講師の内容が合わない可能性があります。

企画書・社内提案で整理したい基本項目

社内で講演会を検討する際は、次のような情報を整理しておくと説明しやすくなります。

• 開催背景・目的
• 対象者・参加予定人数
• 開催希望時期・候補日
• 開催場所・開催形式
• 講演時間
• 講師候補
• 講師プロフィール
• 講演テーマ案
• テーマの簡単な説明
• なぜこの講師を提案するのか
• 講演料
• 交通費等の付随費用
• 必要に応じて講演実績・活用イメージ

すべての項目が企画初期から確定している必要はありません。未定の部分は未定のまま整理し、相談を進めながら具体化していきます。

講師提案ではプロフィールだけでなく「講演のイメージ」まで伝える

主催者が社内で講師候補を説明する際、講師名とプロフィールだけでは、「この人を呼ぶとどのような講演になるのか」が伝わりにくいことがあります。

そのため、講師提案では、プロフィールに加えて講演テーマ案やテーマの簡単な説明、講演の特徴、どのような場面で活用できるかといった情報をセットにすると、内部検討しやすくなります。

実際の講師案内資料でも、プロフィールに加えて複数の講演テーマ例、講演の特徴、企業研修・医療福祉関連団体・自治体イベント等の活用シーンを一枚にまとめる形があります。

こうした情報があることで、担当者自身が講師を理解するだけでなく、上司や決裁者へ「どんな講演なのか」を説明しやすくなります。

「なぜこの講師なのか」を開催目的と結びつける

講師を提案するときに重要なのが、「なぜ今回、この講師なのか」という説明です。

たとえば健康経営をテーマにした講演会であれば、単に知名度が高いという理由だけではなく、参加者が自分事として捉えられる実体験を持っている、今回のテーマにつながる経験がある、参加者に届けたいメッセージと講師の経験が合っている、といった観点から提案します。

講師の認知度が集客面でプラスに働く可能性もありますが、それだけを選定理由にするのではなく、開催目的と講師の経験・専門性・講演内容を結びつけて説明することが大切です。

企画書での整理イメージ

たとえば、次のような順番で考えると分かりやすくなります。

• 開催目的：社員に健康や働き方を自分事として考えてもらいたい
• 参加者ニーズ：知識だけではなく、実体験から学べる内容にしたい
• 講師選定理由：テーマにつながる実体験と、参加者へ伝えられるメッセージを持っている
• 講演テーマ：開催目的に合うテーマ案を提示する
• 期待する効果：参加者の気づきや行動につながる機会をつくる

このように整理すると、「有名人だから呼びたい」ではなく、企画目的から逆算した講師選定として社内で説明できます。

講師提案時に伝えたい情報

主催者が内部検討しやすいよう、講師候補を提案するときは、おおよそ次の情報をセットで整理します。

• 講師名
• プロフィール
• 講演テーマ案
• テーマの簡単な説明
• 講演料
• 交通費等
• 講演時間
• 過去の講演実績や活用シーンなど、提案に必要な情報

講師によって提供できる資料や情報量は異なります。すべてを同じフォーマットに揃えることよりも、主催者が「この講師を検討できる」と判断するために必要な情報を揃えることが重要です。

見積書は最初から必須とは限らない

社内稟議というと、最初から正式な見積書が必要と思われるかもしれません。

実務では、講師候補を検討している段階では、メールで講演料や交通費等の費用感を伝え、その情報をもとに主催者が内部検討するケースもあります。

その後、社内手続き上、正式な見積書が必要となった場合に、見積書として提示することがあります。

主催者側で必要な書類形式が決まっている場合は、その段階で調整窓口へ相談するとスムーズです。

予算が決まっていなくても相談できる

企画初期では、「講演会を開催したいが、まだ予算が決まっていない」というケースもあります。

その場合は、まず希望予算や上限のイメージを確認し、その範囲で検討できる講師候補を考えます。

基本的な流れは次のとおりです。

• 開催目的・対象者を確認する
• 希望予算や上限感を確認する
• 予算と目的に合う講師候補を考える
• 講演テーマ案やプロフィールを提示する
• 講演料・交通費等の概算費用を伝える
• 主催者が社内で検討する
• 必要に応じて見積書等を用意する

予算が完全に確定していなくても、「この程度までなら検討できそう」という目安が分かれば、候補を絞りやすくなります。

講師が決まっていなくても企画は進められる

講演会の企画書を作る段階で、講師名まで確定している必要はありません。

むしろ、開催目的や対象者、予算を整理したうえで、その条件に合う講師候補を比較しながら企画をつくる方法もあります。

「健康をテーマにしたい」「社員のモチベーションにつながる講演にしたい」「顧客向けイベントとして集客力も考えたい」といった段階から、講師候補とテーマを組み立てていくことができます。

社内稟議で説明しやすくするための5つの視点

• WHY：なぜこの講演会を開催するのか
• WHO：誰に参加してもらうのか
• WHAT：何を伝える講演にするのか
• WHY THIS SPEAKER：なぜこの講師なのか
• HOW MUCH：講演料・交通費等を含めていくら必要なのか

企画書の形式が会社ごとに違っていても、この5つが整理されていれば、講演会の企画意図を説明しやすくなります。

開催日時や会場、参加人数などの実施条件を加えれば、企画の全体像も見えやすくなります。

講演会企画の検討フロー

まだ講師もテーマも決まっていない段階から考える場合は、次のような順番で進めると整理しやすくなります。

• 講演会を開催する背景・目的を整理する
• 対象者と参加予定人数を整理する
• 希望時期・会場・開催形式を整理する
• 予算または上限感を確認する
• 講師候補を検討する
• 講師プロフィール・テーマ案・費用感を確認する
• なぜその講師が目的に合うのかを整理する
• 社内・上司・決裁者へ提案する
• 必要に応じて追加資料や見積書を準備する
• 社内決定後、講師側へ正式依頼する

講演会企画書・社内提案のチェックリスト

• □ 開催背景を説明できる
• □ 講演会の目的が明確になっている
• □ 対象者・参加予定人数を整理した
• □ 希望時期・候補日を整理した
• □ 開催場所・形式を整理した
• □ 希望する講演時間を整理した
• □ 予算または上限感を整理した
• □ 講師候補のプロフィールを確認した
• □ 講演テーマ案を確認した
• □ テーマの概要を説明できる
• □ なぜこの講師なのか説明できる
• □ 講演料を確認した
• □ 交通費等の付随費用を確認した
• □ 社内で必要な資料形式を確認した
• □ 必要に応じて見積書を依頼した

講演会の企画・社内稟議についてよくある質問

Q．講演会を企画するには、最初に企画書が必要ですか？

必ずしも必要ではありません。まず開催目的、対象者、予算、希望時期などを整理し、講師候補やテーマ案、費用感を確認しながら企画を具体化することもできます。

Q．社内検討用にどんな資料をもらえますか？

講師プロフィール資料や講演テーマ案などを提示することがあります。必要な場合は、社内手続きに応じて見積書等についても相談します。

Q．費用は見積書でもらえますか？

実務ではまずメールで講演料・交通費等をお伝えするケースも多くあります。正式な見積書が必要な場合は、その旨を調整窓口へ伝えてください。

Q．予算がまだ決まっていません。それでも相談できますか？

可能です。希望予算や上限感を確認し、その範囲で検討できる講師候補や概算費用を整理して、内部検討につなげます。

Q．講師が決まっていなくても相談できますか？

可能です。開催目的、対象者、予算、希望時期などを伺いながら、条件に合う講師候補や講演テーマを検討できます。

Q．有名な講師を選べば社内提案は通りやすいですか？

知名度は一つの要素ですが、それだけで講師を選ぶのではなく、開催目的や参加者ニーズと講師の経験・講演内容がどう結びつくかを説明できることが重要です。

Q．講演テーマも一緒に考えてもらえますか？

講師や案件によりますが、開催目的や参加者像をもとに講演テーマ案を整理し、講師側と調整しながら具体化することができます。

企画が完成する前から講演会は相談できる

講演会の相談は、講師名、テーマ、予算、日時まですべて決まってから行う必要はありません。

「社内で講演会をやりたいという話が出ている」「テーマは決まっているが講師が分からない」「予算を取るために費用感を知りたい」といった企画段階からでも相談できます。

講演会LABOでは、開催目的や対象者、ご予算、希望時期などをお聞きしながら企画を整理し、そのうえで主催者が社内で検討しやすいよう、講師候補、プロフィール、講演テーマ案、費用感などを組み立てます。

企画が完成してから講師を探すのではなく、企画をつくる段階から相談する。その方が、開催目的と講師選定を最初から結びつけやすくなります。

「まだ企画段階なので相談するには早いかもしれない」と思われている場合も、まずは現在決まっていることだけを共有いただければ、そこから必要な情報を一緒に整理できます。