講演会前に講師との打ち合わせは必要？事前に確認する内容とタイミング

講演会の講師が決まったあと、主催者から「一度、講師の方と事前に打ち合わせをした方がいいですか？」「Zoomで直接お話しできますか？」と相談されることがあります。

講演会を成功させるために事前の情報共有は重要です。ただし、「事前打ち合わせ＝必ず講師本人と主催者が対面やZoomで話すこと」ではありません。

特に著名な講師の場合、主催者と講師本人が直接打ち合わせをするのではなく、スタッフやマネジメント会社、講演会の調整窓口が間に入り、開催目的や参加者属性、希望する内容などを整理して講師側へ共有するケースが多くあります。

この記事では、講演会前の打ち合わせはどのように進めればよいのか、何を確認しておくべきか、実際の調整経験をもとに整理します。

講演会前に講師本人との直接打ち合わせは必須ではない

講演会では、講師本人と主催者が事前に直接打ち合わせをしなければならない、というわけではありません。

特に著名人の場合、講師本人と主催者が直接やり取りするケースは基本的に多くなく、スタッフやマネジメント会社、調整窓口が間に入って対応するケースがほとんどです。

主催者側から必要な情報をヒアリングし、それを整理したうえで講師側へ伝える。講師側から確認事項や回答があれば、再び調整窓口を通じて主催者へ返す。このやり取りによって、講演内容や当日の運営に必要な認識を合わせていきます。

事前調整では何を講師側へ伝える？

講演内容を調整するためには、まず主催者側の開催意図を整理します。

実際の調整では、おおよそ次のような内容を確認し、必要に応じて講師側へ共有します。

• 今回の講演会を開催する背景
• 講演会の目的
• 参加者の属性
• 参加予定人数
• 主催者が参加者へ一番伝えたいこと
• 希望する講演テーマ
• 特に触れてほしい内容
• 講演時間や質疑応答の有無
• 開催形式や当日のプログラム

すべてを最初から細かく決めておく必要はありません。講師が決まった段階で主催者の考えを整理し、講師側と相談しながら講演テーマや内容を具体化していくこともあります。

「避けてほしい内容」は必ずこちらから聞くわけではない

事前ヒアリングの項目として、「講演で避けてほしい内容はありますか？」と必ず主催者へ確認するわけではありません。

主催者側から特別な事情や配慮してほしい内容が示された場合は、その情報を講師側へ共有することが考えられますが、通常は開催背景、目的、参加者属性、希望するテーマなどを中心に確認します。

確認項目を機械的に増やすことよりも、その講演会で講師が知っておいた方がよい情報を整理することが重要です。

主催者の希望は伝えるが、講演内容を細かく管理するものではない

主催者から、「当日はどんな話をしますか？」「この内容を必ず入れてください」「スライドを事前に全部確認したい」といった希望が出ることも考えられます。

開催目的や参加者へ伝えたいこと、特に触れてほしいテーマなど、主催者の希望は講師側へ伝えます。

一方で、講演内容そのものを主催者側が細部まで指定・管理するものではありません。

講師には、それぞれの経験や専門性、講演の構成があります。主催者の目的や希望を共有したうえで、実際にどのような内容で話すかは講師側と調整していくことが基本です。

講演スライドを事前にすべて確認できるとは限らない

講演内容の確認と、当日投影するスライドデータの事前提出は分けて考える必要があります。

講師によっては、講演内容のネタバレを避けるなどの理由から、当日使用する投影資料を事前に主催者へ提供しないケースもあります。

そのため、「事前打ち合わせをするので、当日のスライドもすべて確認できる」とは限りません。

主催者側で事前確認が必要な事情がある場合は、その理由を調整窓口へ伝え、どこまで確認可能か講師側へ相談します。

事前確認は講演の1〜2か月前頃から進めることが多い

講師決定後の細かな事前確認は、講演開催の1〜2か月前頃から進めることが多くあります。

この時期になると、参加者像や人数、講演テーマ、会場設備、当日の進行なども具体化してくるため、講師側へ共有する情報を整理しやすくなります。

ただし、すべての案件で同じ時期に打ち合わせを行うわけではありません。開催規模やプログラム内容、講師側の条件などによって調整時期は異なります。

通常の事前調整はメール・電話が中心

講演会の事前調整というと、主催者・講師・関係者が集まってZoom会議を行うイメージを持つ方もいるかもしれません。

実際には、講演会単体の案件であれば、別途対面やZoomの打ち合わせを設定するケースは意外と多くなく、メールや電話による確認・調整が中心です。

開催目的や参加者情報、講演テーマ、当日のタイムスケジュール、会場設備などをメールで整理し、必要な部分を電話等で補足することで、十分に調整できるケースも多くあります。

イベント全体が複雑な場合は別途打ち合わせを行うこともある

一方、講演会だけで完結せず、イベントとして複数のプログラムを組み合わせる場合は、別途打ち合わせを行うことがあります。

たとえば、講演以外の企画や出演者があり、全体の進行との連携が必要な場合などは、メールだけでは確認しきれないことがあります。

その場合は、主催者、運営担当者、講師側スタッフなど必要な関係者でZoomや対面の打ち合わせを行い、全体の流れや役割を確認する方法が考えられます。

つまり、事前打ち合わせを行うかどうかは、「講演会だから必ず実施する」のではなく、そのイベントを円滑に運営するために必要かどうかで判断します。

講師本人との打ち合わせを希望された場合の考え方

主催者から「一度、講師の方と直接打ち合わせできますか？」と相談された場合も、すぐに講師本人との打ち合わせを設定するとは限りません。

まずは、なぜ直接打ち合わせを希望しているのか、何を確認したいのかを整理します。

開催目的や参加者属性、希望する内容など、調整窓口でヒアリングして講師側へ共有できる内容であれば、まず窓口を通じて調整します。

そのうえで、講師本人との事前打ち合わせが必要と考えられる場合は、講師側へ対応可否を確認します。

主催者への回答例

「まず今回の開催目的や参加者属性、ご希望の内容などを私どもで整理し、講師側へ共有いたします。そのうえで、講師本人との事前打ち合わせが必要かどうかも含めて確認・調整します。」

このように回答しておけば、主催者の希望を受け止めながら、講師側へ必要以上の負担をかけず、まず調整窓口で解決できることを整理できます。

講師決定後から事前調整までの基本的な流れ

講師決定後の事前調整は、次のような流れで考えると整理しやすくなります。

• 講師が正式決定する
• 主催者から開催背景・目的・参加者情報などをヒアリングする
• 希望する講演テーマや内容を整理する
• 調整窓口から講師・マネジメント会社側へ情報を共有する
• 講師側からの確認事項や回答を主催者へ伝える
• 講演の1〜2か月前頃から当日の詳細確認を進める
• メール・電話を中心に必要事項を調整する
• 必要な場合のみZoom・対面等の打ち合わせを設定する
• 開催前に講演テーマ・時間・設備・当日スケジュール等を最終確認する

事前調整で確認しておきたいチェックリスト

講演内容に関する確認

• □ 開催背景を整理した
• □ 講演の目的を整理した
• □ 参加者属性を確認した
• □ 参加予定人数を確認した
• □ 主催者が参加者へ伝えたいことを整理した
• □ 希望する講演テーマを確認した
• □ 特に触れてほしい内容があれば共有した
• □ 講演時間と質疑応答の有無を確認した

当日運営に関する確認

• □ 開催形式を確認した
• □ 当日のプログラムを確認した
• □ 会場設備・PC・映像・音響等を確認した
• □ 講師の会場入り時間を確認した
• □ 控室や会場内の動線を確認した
• □ 写真撮影・動画撮影等の希望を確認した
• □ 配布資料の有無を確認した
• □ 当日のタイムスケジュールを共有した

打ち合わせ方法に関する確認

• □ メール・電話で解決できる内容を整理した
• □ 講師本人との直接打ち合わせが本当に必要か確認した
• □ 必要な場合は講師側へ対応可否を確認した
• □ 複合イベントの場合は関係者間の打ち合わせ要否を確認した

講演会前の打ち合わせについてよくある質問

Q．講演会前に講師本人との打ち合わせは必ず必要ですか？

必須ではありません。特に著名な講師の場合は、スタッフやマネジメント会社、調整窓口が間に入り、主催者の希望を整理して講師側へ共有するケースが多くあります。

Q．講師本人とZoomで打ち合わせできますか？

講師や案件によって異なります。まず何を確認したいのかを調整窓口へ伝え、講師本人との打ち合わせが必要かどうかも含めて講師側へ確認します。

Q．事前打ち合わせはいつ頃行いますか？

細かな事前確認は講演の1〜2か月前頃から進めることが多くあります。ただし、案件の内容や規模によって時期は異なります。

Q．事前調整はZoomで行いますか？

講演会単体であれば、メールや電話でのコミュニケーションが中心となるケースも多くあります。複数のプログラムを組み合わせるイベントなどでは、別途Zoomや対面で打ち合わせを行うことがあります。

Q．主催者から講演内容を指定できますか？

開催目的、参加者へ伝えたいこと、特に触れてほしい内容などの希望は講師側へ伝えます。ただし、講演内容を主催者側が細部まで指定・管理するものではありません。

Q．講演スライドを事前に確認できますか？

講師によって異なります。投影資料を事前提供しないケースもあるため、事前確認が必要な場合は、その理由とともに講師側へ相談します。

Q．講演会以外のプログラムもある場合は打ち合わせした方がいいですか？

イベント全体の進行や役割分担が複雑な場合は、必要な関係者で別途打ち合わせを行うことがあります。案件ごとに必要性を判断します。

講演会の事前調整は「講師本人と話すこと」が目的ではない

講演会前の事前調整で最も大切なのは、講師本人と直接話す機会をつくることではありません。

主催者がなぜこの講演会を開催するのか、誰に参加してもらうのか、参加者へ何を届けたいのか。その情報を整理し、講師側へ正しく伝えることが重要です。

講演会LABOでは、主催者から開催背景・目的・参加者属性・希望する内容などをヒアリングし、講師やマネジメント会社側へ必要な情報を整理して共有します。そのうえで、追加確認や講師本人との打ち合わせが必要な場合には、適切な形で調整します。

「講師が決まったが、ここから何を確認すればいいか分からない」「講演内容についてどこまで希望を伝えていいか分からない」といった段階からでもご相談いただけます。