講演会のチラシはどう作る？掲載内容と講師写真・プロフィール使用時の注意点

講演会の講師が決まると、次に必要になるのがチラシやポスターなどの告知物です。

日時、場所、講師名を掲載するだけであれば簡単に見えますが、講師のプロフィール写真、プロフィール文章、肩書き、講演テーマ、キャッチコピーなどを掲載する場合は、主催者側だけの判断で印刷・公開せず、事前に講師側へ確認しておくことが大切です。

特に著名人や所属事務所・マネジメント会社がある講師の場合、使用する写真や表記について正式な確認が必要になるケースがあります。

この記事では、実際の講演会調整をもとに、チラシに掲載したい基本情報、講師写真やプロフィールの扱い、制作から印刷・Web公開までの確認フローを整理します。

講演会チラシに最低限載せたい情報

講演会のチラシは、見た人が「何の講演会なのか」「誰が話すのか」「いつ・どこで開催されるのか」を理解できることが基本です。

実務上、最低限掲載しておきたい情報としては、次のような項目が挙げられます。

• 講演タイトル
• 講師名
• 講師の簡易プロフィール
• 開催日時
• 開催場所
• 対象者
• 定員
• 参加費
• 主催者
• 問い合わせ先

また、事前申込が必要な講演会の場合は、申込方法や申込期限も記載します。

イベントの形式によって必要な情報は変わりますが、参加を検討する人が「自分が対象なのか」「どうすれば参加できるのか」を判断できる内容になっているかを確認します。

講師写真は正式に提供された素材を使用する

講師のプロフィール写真をチラシへ掲載する場合は、Web上にある画像を主催者側で任意に選ぶのではなく、講師側から正式に提供された写真素材を使用することを基本とします。

講師によっては、講演会告知用として使用できるプロフィール写真が決まっている場合があります。講師決定後、調整窓口を通じて使用可能な写真を受領し、主催者へ共有します。

受領した写真についても、主催者側の判断で大きく加工したり、意図の異なる使い方をしたりせず、チラシ完成後に講師側へ原稿を確認してもらいます。

プロフィール文章は主催者作成→講師側確認が基本

プロフィール文章については、必ずしも講師側から完成文章を提供してもらうとは限りません。

これまでの実務では、主催者がチラシ用に簡易プロフィールを作成し、その内容を講師側へ確認してもらうケースを基本としています。

一方、主催者側で適切なプロフィール文章を用意することが難しい場合や、講師側で指定のプロフィール文がある場合などは、必要に応じて講師側へ文章提供を依頼することもあります。

いずれの場合も、プロフィール文章を主催者側だけで確定して公開するのではなく、講師側の確認を経て使用します。

チラシ完成後に講師側へ確認する主な項目

主催者がチラシ・ポスター原稿を作成した後は、講師側またはマネジメント会社へ内容確認を依頼します。実際の案件では、主に次のような項目を確認しています。

• 講師プロフィール写真
• プロフィール文章
• 肩書き
• 講演テーマ
• 講師名の表記
• キャッチコピー

講師に関係する情報は、わずかな表記の違いでも本人や所属先の意向と異なる場合があります。そのため、完成原稿を一度まとめて確認してもらい、必要な修正を反映してから最終承認を得る流れが安全です。

講演テーマを主催者判断で変更しない

講演テーマはチラシの中でも目立つ情報ですが、主催者側だけの判断で表現を変更しないよう注意します。

主催者が集客や告知の観点からタイトルを工夫したい場合でも、講師が実際に話す内容とずれてしまっては適切ではありません。

テーマ案や表現を変更したい場合は、講師側へ意図を伝え、確認を取ったうえで確定します。

講演内容がまだ完全に固まっていない段階では、開催目的や参加者ニーズを共有しながら、講師側とテーマを調整する方法もあります。

肩書き・氏名表記も確認する

講師名や肩書きは、主催者側から見ると単純な情報に見えるかもしれませんが、現在使用している正式な肩書きや表記が決まっている場合があります。

過去の記事やWebサイト等に掲載されている古い肩書きをそのまま使用するのではなく、今回の講演会で使用する表記を講師側へ確認します。

氏名についても、漢字、スペース、肩書きとの組み合わせなどを含め、完成原稿で最終確認します。

キャッチコピーを付ける場合も事前確認する

チラシの訴求力を高めるため、講師名や講演テーマの周辺にキャッチコピーを付けることがあります。

ただし、講師本人の発言や考え方を想起させる表現、経歴・実績に関する表現などは、主催者側だけで確定せず、講師側へ確認します。

キャッチコピーそのものを禁止するということではなく、講師本人のイメージや講演内容と齟齬がないかを確認してから使用するという考え方です。

写真を勝手に加工しない

講師側から提供されたプロフィール写真は、告知物のレイアウトに合わせて配置することになります。

一方で、主催者側の判断で写真そのものを大きく加工したり、見え方を大きく変えたりすることは避け、必要がある場合は講師側へ確認します。

特に著名人の場合は、写真の使用方法について所属先の確認が必要になるケースもあるため、提供された素材を適切な範囲で使用することが重要です。

チラシ制作から印刷・Web公開までの基本フロー

講師決定後のチラシ制作は、次のような流れで進めると確認漏れを防ぎやすくなります。

• 1．講師決定
• 2．講師側から使用可能なプロフィール写真を受領
• 3．主催者がチラシ・ポスター原稿を作成
• 4．調整窓口側で内容を確認
• 5．講師側・マネジメント会社へ原稿確認を依頼
• 6．必要に応じて修正
• 7．講師側の最終承認
• 8．印刷・Web公開・配布

プロフィール文章については、主催者が作成した内容を講師側で確認することを基本とし、必要に応じて講師側へ文章提供を依頼します。

講師側の確認前に印刷・公開しない

チラシ制作で特に避けたいのが、講師側の確認が終わる前に印刷・公開してしまうことです。

印刷後に肩書きやテーマ、プロフィール文章などの修正が必要になれば、再印刷が発生する可能性があります。Web掲載であっても、公開後に修正するより、事前に確認を終えてから公開する方がスムーズです。

制作スケジュールを組む際は、デザイン完成日だけでなく、「講師側の確認・修正期間」も見込んでおきます。

Web・SNSにも同じチラシを掲載する場合

完成したチラシをWebサイトやSNSへ掲載する場合も、講師側の承認を得た最終版を使用します。

なお、講演会当日に撮影した写真を後日WebサイトやSNS、社内報、プレスリリースなどへ掲載する場合は、チラシ用プロフィール写真の使用とは別の確認事項になることがあります。

「告知用に提供された写真があるから、講演当日の写真も自由に掲載できる」とは考えず、撮影・掲載目的や媒体について必要な確認を行います。

講演会チラシ制作チェックリスト

基本情報

• □ 講演タイトルを記載した
• □ 講師名を記載した
• □ 講師の簡易プロフィールを記載した
• □ 開催日時を記載した
• □ 開催場所を記載した
• □ 対象者を記載した
• □ 定員を記載した
• □ 参加費を記載した
• □ 主催者名を記載した
• □ 問い合わせ先を記載した
• □ 申込制の場合、申込方法を記載した
• □ 申込制の場合、申込期限を記載した

講師関連の確認

• □ 講師側から正式に提供された写真を使用している
• □ プロフィール文章を講師側へ確認した
• □ 肩書きを講師側へ確認した
• □ 講演テーマを講師側へ確認した
• □ 講師名の表記を確認した
• □ キャッチコピーを講師側へ確認した
• □ 写真を無断で大きく加工していない
• □ 完成原稿を講師側・マネジメント会社へ確認した
• □ 必要な修正を反映した
• □ 最終承認後に印刷・公開する段取りになっている

講演会チラシについてよくある質問

Q．講師の写真はWeb検索で見つけたものを使ってもいいですか？

講演会告知に使用する写真は、講師側から正式に提供された使用可能な素材を使うことを基本とします。Web上の画像を主催者側で任意に選んで使用することは避けます。

Q．プロフィール文章は講師側に作ってもらうものですか？

必ずしもそうではありません。主催者が簡易プロフィールを作成し、講師側へ内容確認を依頼するケースを基本としています。必要に応じて講師側へプロフィール文の提供をお願いすることもあります。

Q．講演テーマはチラシ制作時に少し変更しても大丈夫ですか？

主催者側だけで変更せず、講師側へ確認します。告知上の表現と実際の講演内容にずれが生じないようにすることが大切です。

Q．キャッチコピーも確認が必要ですか？

講師本人や講演内容に関係するキャッチコピーについては、完成原稿の確認項目として講師側へ確認しています。

Q．チラシが完成したらすぐ印刷してもいいですか？

講師側・マネジメント会社への確認が必要な案件では、最終承認を得てから印刷・公開します。確認前に印刷すると、修正時に再印刷が必要になる可能性があります。

Q．WebサイトやSNSへチラシを掲載してもいいですか？

講師側の承認を得た最終版を使用します。なお、当日撮影した写真等のWeb・SNS掲載は別の確認事項になる場合があるため、必要に応じて別途確認します。

チラシ・ポスターの講師側確認も相談できます

「講師写真はどの素材を使えばいいか分からない」

「プロフィールや肩書きの表記を確認したい」

「講演テーマやキャッチコピーをこのまま掲載してよいか確認したい」

「チラシ完成後、講師側との確認を任せたい」

そのような段階からでもご相談いただけます。

講演会LABOでは、講師決定後のプロフィール写真の受け渡し、チラシ原稿の確認、講師側・マネジメント会社との調整など、告知物の制作に必要な確認についてもサポートします。

講演会のチラシは、見栄えだけでなく、掲載されている情報が正しく、講師側の確認を経た状態で公開されることが重要です。印刷・公開の前に必要な確認を整理しておくことで、主催者も安心して告知を進めることができます。